Login

Partner dei più importanti editori italiani, da oltre 20 anni

L’era dello smart working? Comincia adesso

Garantire continuità di business vuol dire digitalizzare i flussi documentali e approvativi

 

Non è ancora possibile dire con certezza se l’impulso che la pratica dello smart working ha ricevuto dall’emergenza coronavirus sarà sufficiente a innescare una rivoluzione dei rapporti tra imprese e dipendenti, oltre che del modo stesso di intendere il lavoro. Quel che è chiaro è che, costrette dalla necessità del distanziamento sociale, molte aziende e pubbliche amministrazioni italiane, anche quelle tradizionalmente refrattarie al cambiamento, hanno negli scorsi mesi toccato con mano i (molti) pro e (pochi) contro del riassetto organizzativo basato sulle attività svolte da remoto e sugli strumenti di collaboration. Questo al netto di una trasformazione intrapresa in tutta fretta e con una buona dose di improvvisazione: la stragrande maggioranza delle Pmi italiane non dispone infatti di infrastrutture digitali adeguate a supportare piani compiuti di lavoro agile, che non possono prescindere dalla dematerializzazione dei flussi documentali e dalla digitalizzazione dei processi approvativi. Né la modalità distributiva degli applicativi Saas (Software as a Service) offerta dal Cloud è così affermata da garantire continuità di business, esperienza d’uso e livelli sicurezza tali da poter dormire sonni tranquilli nel momento in cui si fa ricorso a modelli organizzativi e gerarchici fondati sulla frammentazione fisica e sulla virtualità dei gruppi di lavoro.

Ciononostante, le imprese italiane non si sono tirate indietro: all’indomani del primo Dpcm datato 23 febbraio 2020, che ha semplificato l’attivazione dello smart working, autorizzandolo anche in assenza di un accordo tra le parti, il numero dei lavoratori agili in Italia è raddoppiato, superando il milione. Più nello specifico, stando ai dati del Ministero del Lavoro, ad aprile sono aumentati di 554.754 unità i lavoratori italiani che operano da casa, aggiungendosi ai 570 mila dipendenti che, secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2019 avevano già sperimentato questa forma di flessibilità. D’altra parte, il report Istat “Situazione e prospettive delle imprese nell’emergenza sanitaria Covid-19” pubblicato a giugno evidenzia che il lavoro agile è stata la misura più diffusa tra quelle adottate dalle aziende per reagire alla situazione. La quota di risorse umane impiegate da remoto è aumentata dall’1,2% del bimestre gennaio-febbraio 2020 all’8,8% di marzo-aprile, per poi calare tra maggio e giugno al 5,3%, restando tuttavia rilevante nelle medie e grandi imprese. L’aumento del numero di impiegati in smart working è infatti correlato alle dimensioni delle organizzazioni. Sempre secondo l’Istat, nel periodo analizzato quelle medie e grandi sono passate da una quota compresa tra il 2,2 e il 4,4% a una compresa tra il 21,6 e il 31,4%. Le micro e le piccole imprese hanno invece introdotto o ampliato lo smart working rispettivamente solo nel 18,3 e nel 37,2% dei casi rispetto al 73,1 e al 90% delle medie e delle grandi aziende.

Superare il tema dimensionale – che riflette poi, molto spesso, la capacità di investimento e la maturità culturale e digitale di un’impresa – oggi però si può. E si deve, nell’ottica di cogliere a pieno i vantaggi che offre lo smart working. Grazie al Cloud, all’accessibilità delle nuove tecnologie e alle competenze trasversali maturate da consulenti e system integrator, qualsiasi tipo di impresa può attivare in tempi rapidi il processo di trasformazione che consente di dare vita a un’organizzazione capace, grazie al digitale, di operare da qualunque luogo e in qualunque condizione. «Il segreto, come accennato, sta nell’adozione di postazioni di lavoro virtualizzate, accessibili cioè da qualsiasi dispositivo con una user experience omogenea, e soprattutto da un’efficace dematerializzazione dei workflow, in particolare dei flussi approvativi, la cui gestione a distanza ha rappresentato – anche in presenza di digital workplace evoluti – uno dei maggiori ostacoli da superare durante il lockdown», spiega Agostino Angeloni, presidente di Teleconsys, tech company specializzata nella fornitura di soluzioni per la digitalizzazione delle imprese, e non solo. Teleconsys, infatti, ha lavorato anche per istituzioni pubbliche del calibro del Ministero del lavoro e della Corte dei Conti, armonizzando e ottimizzando i principali processi operativi dei due enti nell’ambito di progetti dedicati al varo di un Virtual desktop e di un approccio End user computing, entrambi finalizzati a garantire produttività e sicurezza anche nel lavoro in mobilità o da remoto.

Grazie all’esperienza maturata negli ultimi mesi sia in casa, sia presso i propri clienti, Teleconsys ha perfezionato la piattaforma per la gestione documentale proprietaria, TCSign, per farne uno strumento a prova di futuro e accessibile per qualunque organizzazione. Oggi l’ultima evoluzione della suite, denominata TCSign P, offre alle imprese la possibilità di semplificare il lavoro da remoto sfruttando una modalità semiautomatica di document management basata su un sistema embrionale di machine learning, attualmente in fase di training. La piattaforma, per esempio, consente agli utenti di attribuire priorità e classificazione di riservatezza a ogni flusso in funzione della tipologia del documento: tramite una dashboard, accessibile da qualsiasi dispositivo, ciascun lavoratore può tracciare i documenti già ricevuti e quelli ancora in coda, ricevendo notifiche ad hoc per le pratiche con cui deve interagire in ordine di urgenza, e disponendo di tutte le informazioni per lavorare in modo da accelerare l’avanzamento del flusso.

Lo strumento è inoltre in grado di suggerire caso per caso il percorso più adatto da impostare e, in assenza di interventi manuali da parte di protocollatori e utenti, provvede a instradare il documento alle varie unità organizzative coinvolte nell’iter approvativo. «Si tratta di una soluzione pensata per la mobility e per lo smart working, ecco perché TCSign P rispetta i massimi standard in termini di sicurezza: la piattaforma è basata su un sistema multi-tenant, che separa i dati creando partizioni in modo che ogni attore, dopo essersi fatto riconoscere da un meccanismo di profilazione avanzato, sia in grado di accedere esclusivamente ai file che gli sono stati assegnati. A prescindere dalle sfide che dovrà affrontare la nostra economia nel medio e nel lungo termine, solo facendo leva su una user experience intuitiva e senza scendere a compromessi sul piano della sicurezza, le imprese italiane potranno cogliere tutti i vantaggi che derivano dall’attivazione di modalità di lavoro agili degne di questo nome», chiosa Angeloni di Teleconsys. Info: www.teleconsys.it