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Venerdì, 19 Luglio 2024

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Gestione documentale: il futuro anteriore degli archivi – Un Polo archivistico e di dematerializzazione: una rivoluzione per Pubbliche Amministrazioni e Aziende

Benvenuti nella sede di Archiviazione e Digitalizzazione Service, il cuore pulsante della gestione documentale e della transizione digitale in Sicilia.
Oggi abbiamo il piacere di dialogare con il fondatore e CEO dell’azienda, Calò Luigi, un document manager pioniere nell’innovazione documentale.
Puoi raccontarci la missione della tua azienda?
«La nostra missione è essere ‘archivisti smart’, pionieri nei progetti di dematerializzazione, innovativi nei sistemi di archiviazione e accesso ai documenti. La nostra sfida è coniugare passato analogico e futuro digitale, sfruttare l’intelligenza artificiale per elevare la qualità dei servizi e della vita quotidiana».
Ci troviamo in un ambiente che sembra collegare passato e futuro. Come descriveresti questo connubio?
«All’interno di questi uffici, ci si trova in un ambiente unico dove la carta custodita gelosamente convive con i bit, tra preziosi documenti e schermi che, con un click, mostrano immagini digitali di documenti storici e moderni».
«Attraverso avanzate tecniche di metadatazione, rendiamo i tesori documentali facilmente accessibili, coniugando le regole archivistiche tradizionali con le esigenze digitali. La nostra missione è preservare e valorizzare il patrimonio, garantendo un accesso agevole a ogni informazione».
In un’epoca in cui il digitale permea ogni aspetto della nostra esistenza, sorge spontanea una domanda: quale “valore” attribuire al documento cartaceo?
“Le nostre analisi indicano che, ancora oggi, la maggioranza dei dati fondamentali per la vita quotidiana è “scritta” su documenti analogici, basti pensare alle cartelle cliniche, autorizzazioni, atti.
Il nostro obiettivo è creare un ‘gemello digitale’ di tali documenti, collegando attraverso l’intelligenza artificiale dati apparentemente eterogenei».
«Immaginiamo un binario digitale che congiunge dati del passato analogico a quelli nativamente digitali, consentendo servizi sempre più efficienti e una migliore qualità della vita. Il nostro obiettivo è costruire un ponte tra due ere, trasformando il presente attraverso l’innovazione».
Parliamo di realizzazioni concrete. Puoi condividere alcuni successi aziendali?
«Certamente, sono numerose le Pubbliche Amministrazioni e le aziende che si sono rivolte a noi. Potrei citare il progetto dell’Ufficio Urbanistica del Comune di Catania, dove abbiamo dematerializzato i fascicoli dei fabbricati. Inoltre, c’è l’esperienza con gli Uffici dello Stato Civile ed Anagrafe, con la dematerializzazione di migliaia di documenti e registri storici, fonte dell’evolversi di un’intera città».
Nel settore sanitario in collaborazione con alcune aziende sanitarie, ad esempio Azienda Sanitaria Provinciale di Caltanissetta o la Fondazione Istituto G.Giglio di Cefalù, stiamo rivoluzionando la gestione documentale sanitaria per un accesso più rapido e sicuro alle informazioni dei pazienti. In questi contesti, la dematerializzazione della documentazione sanitaria (cartelle e referti) consente alle unità operative un immediato accesso alle informazioni e ai dati storici dei pazienti al fine di effettuare valutazioni cliniche sempre più precise, il tutto con la massima sicurezza attraverso processi di crittografia ed anonimizzazione dei dati».
Durante la nostra conversazione, intravedo l’archivio e confessando la mia curiosità chiedo di poterlo visitare. Mi viene detto che l’accesso in questi ambienti è riservato esclusivamente agli operatori, tuttavia, mi viene gentilmente rilasciato un permesso speciale. Qui i livelli di sicurezza sono particolarmente elevati sia a livello strutturale che di riservatezza…. Mi ritrovo catapultato in un mondo affascinante di chilometri di documentazione storica e recente, tutto meticolosamente ordinato, indicizzato e catalogato.
«Qui — mi rivela la responsabile dei servizi — sono custoditi documenti di numerose Pubbliche Amministrazioni e aziende private che hanno scelto i nostri servizi di archiviazione e custodia. L’intero contenuto dell’archivio è tracciato attraverso un sistema centralizzato. Ogni documento, faldone e scatola ha una posizione costantemente monitorata, dall’arrivo, al posizionamento, fino al trasferimento o alla rimozione. Il nostro prossimo passo, spiega con entusiasmo, sarà mappare ogni unità documentale attraverso un sistema di identificazione automatica. Vogliamo essere i pionieri nel campo e creare il primo ‘Polo Archivistico Smart’. Un’innovazione che rivoluzionerà ulteriormente la gestione documentale e la sicurezza dei dati».
Il CEO ci saluta aggiungendo con orgoglio: «Stiamo guardando al futuro con l’obiettivo di rendere ogni fase del nostro processo ancora più efficiente. Il nostro sarà il primo archivio ad adottare la migliore tecnologia, garantendo sicurezza, tracciabilità e accessibilità senza precedenti». Se l’intrigante universo di questa azienda ha catturato la vostra curiosità, non esitate a chiedere il vostro permesso speciale. Questo non è solo un invito a conoscere questa innovativa azienda, ma un passaporto per un’avventura senza precedenti nel futuro della gestione documentale. Scoprite i segreti nascosti, abbracciate l’innovazione e lasciate che Archiviazione e Digitalizzazione Service vi guidi verso un nuovo standard di eccellenza. Info: www.adserviceitalia.it

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